Cuando se solicita un avalúo comercial de un inmueble, una de las primeras preguntas que suele surgir es: ¿qué documentos se necesitan para realizar el avalúo?
La documentación permite al avaluador conocer las características jurídicas, físicas y económicas del inmueble y contar con información que pueda ser contrastada durante la investigación. Sin embargo, no todos los avalúos requieren exactamente los mismos documentos. Los requisitos pueden variar dependiendo de si se trata de una casa, apartamento, lote, local, oficina, bodega, finca o inmueble destinado a una actividad productiva.
En este artículo explicamos cuáles son los principales documentos que conviene tener disponibles y por qué son importantes dentro del proceso de valoración.
¿Por qué son importantes los documentos para un avalúo comercial?
Un avalúo comercial no debe basarse únicamente en la observación física del inmueble. El profesional necesita analizar diferentes fuentes de información para establecer un valor técnicamente sustentado.
Los documentos permiten verificar aspectos como la identificación del predio, su titularidad, áreas, características constructivas y condiciones jurídicas o urbanísticas que puedan afectar su valor.
Además, cuando existen diferencias entre la información documental y la realidad física encontrada durante la visita, estas situaciones deben ser analizadas antes de establecer el valor comercial.
1. Certificado de tradición y libertad
Uno de los documentos más importantes es el Certificado de Tradición y Libertad, expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.
Este documento permite conocer información registral relevante del inmueble, como propietarios, antecedentes de dominio, matrículas inmobiliarias y determinadas limitaciones o gravámenes registrados.
Aunque el avalúo comercial no reemplaza un estudio jurídico de títulos, esta información resulta importante para identificar circunstancias que puedan ser relevantes para la valoración.
2. Escritura pública
La escritura pública mediante la cual se adquirió el inmueble puede proporcionar información complementaria sobre la propiedad, sus características y antecedentes.
En determinados casos pueden existir varias escrituras relacionadas con el predio, especialmente cuando se han realizado compraventas, segregaciones, englobes, aclaraciones o modificaciones.
Por esta razón, cuando el propietario dispone de estos documentos, es recomendable entregarlos al profesional para facilitar el análisis.
3. Información catastral
Los documentos o certificados catastrales también pueden ser útiles para identificar el inmueble y contrastar información como:
- Número predial.
- Identificación catastral.
- Área del terreno.
- Información de construcciones.
- Destino económico.
- Datos físicos registrados.
Es importante tener presente que la información catastral y la realidad física del inmueble no siempre coinciden. Por ello, el avaluador debe analizar y verificar la información disponible.
4. Planos y documentos técnicos
Cuando existen planos arquitectónicos, levantamientos topográficos, planos de áreas o documentos técnicos, estos pueden aportar información importante para el avalúo.
Los planos ayudan a verificar dimensiones, distribución, áreas construidas y características particulares del inmueble.
En predios rurales, un levantamiento topográfico puede ser especialmente relevante cuando existen diferencias entre las áreas registradas, catastrales y las encontradas físicamente.
5. Licencias urbanísticas
Para determinados inmuebles resulta importante conocer las licencias urbanísticas expedidas por la autoridad competente.
Dependiendo del caso, pueden existir licencias de construcción, ampliación, modificación, adecuación, urbanización o subdivisión.
Esta documentación puede ser relevante porque el potencial de desarrollo de un inmueble puede influir significativamente en su valor comercial.
6. Normas de uso del suelo
La información relacionada con el uso del suelo y las normas urbanísticas constituye otro elemento fundamental.
Un terreno puede tener un valor diferente dependiendo de si permite vivienda, comercio, industria, usos institucionales u otros desarrollos.
Por ello, el avaluador debe analizar las normas aplicables al inmueble y no limitarse a observar su uso actual.
7. Recibos o información del impuesto predial
El impuesto predial y los documentos asociados pueden aportar información complementaria sobre la identificación del inmueble y su avalúo catastral.
Sin embargo, es importante recordar que el avalúo catastral no es necesariamente igual al valor comercial.
El valor comercial debe determinarse mediante la metodología de valoración correspondiente y considerando las condiciones reales del mercado.
8. Documentos especiales según el tipo de inmueble
Algunos inmuebles requieren información adicional.
En una propiedad horizontal pueden ser útiles documentos como el reglamento de propiedad horizontal, planos, administración y áreas privadas y comunes.
En una finca rural pueden resultar relevantes documentos relacionados con cultivos, construcciones, infraestructura productiva, fuentes de agua, vías de acceso, inventario de mejoras y otros elementos que puedan incidir en el valor.
En inmuebles destinados a actividades comerciales o productivas también puede ser necesario analizar información relacionada con los ingresos o la actividad económica cuando la metodología utilizada así lo requiera.
¿Es posible realizar un avalúo sin todos los documentos?
En determinadas circunstancias sí puede realizarse una valoración aunque el propietario no disponga de toda la documentación.
Sin embargo, la ausencia de información puede limitar el alcance del análisis y hacer necesario recurrir a otras fuentes verificables.
Lo recomendable es entregar al avaluador todos los documentos disponibles desde el comienzo del proceso. Esto facilita la investigación, permite identificar inconsistencias y puede evitar retrasos.
¿Qué ocurre si existen diferencias entre los documentos y el inmueble?
Esta situación es relativamente frecuente.
Por ejemplo, puede ocurrir que el área registrada en un documento no coincida con el área encontrada durante la inspección física.
También pueden existir diferencias entre la información catastral, registral, topográfica y física.
El avaluador debe identificar estas diferencias, analizarlas y establecer claramente en su informe cuáles fueron las fuentes de información utilizadas y qué alcance tienen.
Documentos básicos recomendados
Como guía general, antes de solicitar un avalúo comercial es conveniente tener disponibles:
- Certificado de Tradición y Libertad.
- Escritura pública.
- Información o certificado catastral.
- Planos disponibles.
- Licencias urbanísticas, cuando existan.
- Información sobre uso del suelo.
- Información del impuesto predial.
- Levantamientos topográficos, cuando sean pertinentes.
- Documentación adicional relacionada con las características especiales del inmueble.
No todos estos documentos son obligatorios en todos los casos. El profesional determinará cuáles son necesarios de acuerdo con el tipo de inmueble, la finalidad de la valoración y la metodología aplicable.
Conclusión
Contar con la documentación adecuada facilita la elaboración de un avalúo comercial confiable y técnicamente sustentado. Los documentos permiten contrastar la información física, jurídica, catastral y urbanística del inmueble y contribuyen a que el profesional pueda desarrollar correctamente su investigación.
Sin embargo, entregar documentos no significa que el valor del inmueble pueda determinarse únicamente con ellos. La inspección física, la investigación del mercado y la aplicación de la metodología correspondiente siguen siendo elementos fundamentales del proceso.
En PERIVALOR analizamos la información disponible de cada inmueble y determinamos qué fuentes documentales y técnicas son pertinentes para desarrollar una valoración objetiva, independiente y sustentada.
Si está pensando en vender, comprar, hipotecar, dividir, heredar o tomar una decisión relacionada con un inmueble, preparar previamente la documentación disponible puede facilitar considerablemente el proceso de avalúo.
Referencias
- Ley 1673 de 2013. Por la cual se reglamenta la actividad del avaluador y se dictan otras disposiciones.
- Decreto 556 de 2014. Reglamentación de la Ley 1673 de 2013 y disposiciones relacionadas con la actividad valuatoria.
- Ley 388 de 1997. Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y se dictan normas sobre ordenamiento territorial.
- Decreto 1077 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio.
- Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC). Resolución 620 de 2008, por la cual se establecen procedimientos para los avalúos ordenados dentro del marco de la Ley 388 de 1997.
- International Valuation Standards Council (IVSC). International Valuation Standards (IVS).
- Superintendencia de Notariado y Registro (SNR). Información y servicios relacionados con el Registro de Instrumentos Públicos.